Ochrana oznamovatelů

INFORMACE PRO OZNAMOVATELE - OZNAMOVÁNÍ PROTIPRÁVNÍHO JEDNÁNÍ

Povinný subjekt: Florea Holland s.r.o., IČO: 027 77 606, se sídlem Hybernská 1007/20, Nové Město, 110 00 Praha 1 (dále také „Společnost“) zavedla vnitřní oznamovací systém v souvislosti se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („Zákon“).

Kdo může podat oznámení?

  • zaměstnanci,
  • agenturní zaměstnanci,
  • dočasně přidělené osoby,
  • osoby pracující na základě dohod o pracích mimo pracovní poměr,
  • stážisti, uchazeči o zaměstnání,

Společnost tímto výslovně informuje, že vylučuje přijímání oznámení od:

  • osob působících u Společnosti na základě smlouvy o spolupráci jako OSVČ (vykonávající samostatnou výdělečnou činnost),
  • dodavatelů, poskytovatelů služeb, stavebních prací nebo jiných obdobných plnění,
  • osob vykonávajících práva spojená s účastí v Společnosti jako právnické osobě,
  • členů orgánů Společnosti jako právnické osoby, osoby plnící úkoly v rámci činnosti Společnosti jako právnické osoby v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,

tedy vylučuje osoby dle § 2 odst. 3 písm. c) - g), a j) Zákona, a to v souladu s § 9 odst. 2 písm. b) Zákona.

Jak podat oznámení?

Oznámení můžete podat:

  • Písemně – prostřednictvím e-mailu na adrese oznameni@florea.cz
  • Ústně – telefonicky na telefonním čísle +420 704 927 547.
  • Osobně – v sídle Společnosti či na jiném místě dle dohody s příslušnou osobou prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného u příslušné osoby. Ústní podání oznámení vám bude umožněno v přiměřené lhůtě po podání vaší žádosti, nejpozději však do 14 dnů.

V případě, že učiníte oznámení jiným způsobem než prostřednictvím kanálů uvedených výše, nebude takové oznámení považováno za oznámení ve smyslu Zákona. Společnost jej tak může vyřídit jiným způsobem a vám nenáleží ochrana dle Zákona.

Kdo oznámení řeší?

Společnost jmenovala následující příslušnou osobu:

Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí a bude chránit vaši identitu a informace, které jste poskytli při podání oznámení. Pokud však v průběhu posuzování oznámení bude zjištěno, že oznámení je vědomě nepravdivé, ochrana se na vás nevztahuje, můžete dostat pokutu dle Zákona, a také mohou být učiněna další opatření ze strany Společnosti (ochrana podle Zákona se na vás v takovém případě nevztahuje).

Jaké jednání má být oznamováno? 

Zákon umožňuje podávat oznámení v několika různých rovinách. Pokud jste svědky jednání, které:

  • má znaky trestného činu (např. na pracovišti jste svědky krádeže, zpronevěry, podvodu, porušení povinností při správě cizího majetku, podplácení, poškození a ohrožení životního prostředí, porušení předpisů o pravidlech hospodářské soutěže);
  • má znaky spáchání přestupu, za který právní předpis stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč;
  • porušuje Zákon (o ochraně oznamovatelů, například jste svědky, kdy byl oznamovatel vystaven odvetným opatřením);
  • porušuje právní předpisy nebo předpisy Evropské unie v oblasti finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů (například jste svědky falšování účetních závěrek při auditech),
  • porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
    • finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
    • daně z příjmů právnických osob,
    • předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
    • ochrany spotřebitele,
    • souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
    • bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
    • ochrany životního prostředí,
    • bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
    • radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
    • hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
    • ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
    • ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
    • ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
    • fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

můžete o takovém jednání učinit oznámení, a to způsobem uvedeným níže v tomto dokumentu.

Je velice důležité, že nemusíte být u toho, že je jednání ohledně činů uvedených výše dokonáno, postačí, pokud máte podezření, že takové jednání hrozí a máte důvodné pochyby, že by mohl následek v budoucnu nastat.

Možnost externího oznámení

Kromě vnitřního oznamovacího systému umožňuje Zákon využít také další způsoby oznámení. Na rozdíl od interního řešení ale nemůžeme garantovat rychlou reakci na vaše oznámení a promptní přijetí opatření k nápravě. Těmito externími způsoby oznámení jsou:

  • Oznámení prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti, který je dostupný na této adrese: https://oznamovatel.justice.cz/. V takovém případě bude oznámení řešeno výhradně ze strany Ministerstva spravedlnosti.
  • Oznámení prostřednictvím uveřejnění, například do médií, to však jen v případech vyjmenovaných v § 7 odst. 1 písm. c) Zákona, tedy zejména:
    • Společnost nebo Ministerstvo spravedlnosti nepřijalo ve lhůtách stanovených v tomto dokumentu, případně v Zákoně, vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, nebyla přijata opatření k nápravě či mimořádná opatření;
    • máte oprávněný důvod se domnívat, že jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy.

V případě, že učiníte oznámení prostřednictvím některé z výše uvedených možností, náleží vám ochrana podle Zákona.

Důležité informace před podáním

Můžete podávat pouze pravdivá a autentická oznámení. Nelze podávat vědomě nepravdivá oznámení. Pokud toto učiníte, Zákon vás nechrání a mohou proti vám být přijata následná opatření a můžete nést následky jak ze strany Společnosti, tak ze strany poškozené osoby a státních orgánů.

Zásady zpracování osobních údajů

V této části vás Společnost informuje o zpracování osobních údajů ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES ("GDPR").

V rámci zpracování osobních údajů při řešení oznámení totiž existují určitá specifika. Všechna specifika, včetně všech dalších informací o zpracování vašich osobních údajů naleznete v tomto dokumentu.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Společnost bude zpracovávat osobní údaje, které souvisí s podaným oznámením, případně s posuzováním důvodnosti oznámení. Pro přehlednost jsou osobní údaje rozděleny do následujících kategorií:

  • identifikační údaje, jako je vaše jméno, příjmení, datum narození či jiný identifikátor pro podání oznámení,
  • kontaktní údaje, jako je váš e-mail či jiný kanál, kterým chcete být informováni o průběhu oznámení,
  • informace obsažené v oznámení, jako je popis oznámení, kategorie oznámení, informace o osobě, vůči které oznámení směřuje, další podrobnosti o učiněném oznámení,

Všechny osobní údaje jsou získány přímo od vás, případně od oznamovatele či dalších osob v rámci řešení oznámení.

Účel zpracování, právní základ pro zpracování a doba zpracování

Posouzení důvodnosti oznámení a navrhování opatření

Vaše osobní údaje budou zejména zpracovávány pro účely posouzení důvodnosti tohoto oznámení ze strany příslušné osoby a pro účely navrhování dalších opatření a řešení důvodného oznámení. Současně jsou osobní údaje archivovány v souladu s právními předpisy. Plnění těchto činností tak ukládá přímo Zákon, proto je právním základem tohoto zpracování plnění zákonné povinnosti, případně plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu.

Konkrétně budou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační údaje, kontaktní údaje, informace obsažené v oznámení.

Osobní údaje budou pro tento účel zpracovávány po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

Neposkytnutí osobních údajů může mít za následek, že s oznámením nebude nakládáno v souladu se Zákonem, případně budou omezeny některé procesní postupy (například znemožnění informování o přijetí oznámení a dalších činnostech).

Ochrana vlastních práv a právních nároků

Společnost může osobní údaje zpracovávat také za účelem ochrany vlastních právních nároků, řešení případných odvetných opatření či řešení dalších nároků, které vůči Společnosti vznesete. Osobní údaje budou zpracovávány na základě oprávněného zájmu Společnosti, který spočívá v ochraně vlastních právních nároků.

Konkrétně budou zpracovávány následující kategorie osobních údajů: identifikační údaje, kontaktní údaje, informace obsažené v oznámení.

Osobní údaje budou pro tento účel zpracovávány individuálně dle řešení konkrétních nároků, přičemž doba uložení může činit až 10 let.

Příjemci osobních údajů

Společnost si je vědoma důvěrnosti, kterou vůči vám má, pokud podáte oznámení. K vašim osobním údajům bude mít přístup pouze jmenovaná příslušná osoba, která přijímá a posuzuje důvodnost oznámení. Přesná identifikace této příslušné osoby je dostupná v informacích pro oznamovatele.

Vaše osobní údaje mohou být sdíleny s dalšími osobami pouze na základě vašeho souhlasu (pokud jste oznamovatel), případně mohou být využity interně pro vyřešení oznámení (pokud jste osoba, vůči které oznámení směřuje).

Vedle tohoto můžeme sdílet vaše osobní údaje s určitými třetími stranami v postavení správců údajů, pokud je k tomuto Společnost povinna na základě příslušné legislativy (zejména orgány správy, policejní orgány a soudní orgány). Stejně tak může být Společnost povinna sdílet vaše údaje s osobami, které namítají, že byly poškozeny vaším jednáním. 

Společnost nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci. Pokud by Společnost sdílela vaše osobní údaji se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činí tak jen v případě, kdy je zde rozhodnutí Evropské komise, že určitá země mimo EHP zajišťuje dostatečnou úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci či zpracovatelé přijali dodatečná opatření ochrany údajů, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).

Vaše práva

Máte právo (i) požadovat přístup k vašim osobním údajům; (ii) odvolat váš souhlas; (iii) požadovat opravu vašich osobních údajů; (iv) požadovat výmaz vašich osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost vašich osobních údajů; (vii) uplatnit námitku proti zpracování vašich osobních údajů; nebo (viii) uplatnit stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Ve všech otázkách souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať už se jedná o otázku či výkon práv, se můžete obracet na e-mailovou adresu pro prodávání oznámení uvedenou v tomto dokumentu.

V průběhu zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Právo na přístup

Máte právo získat od Společnosti potvrzení, zda zpracovává vaše osobní údaje či nikoli.

Pokud vaše osobní údaje Společnost zpracovává, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu).

Stejně tak můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytuje Společnost bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob, a v souladu se zachováním důvěrnosti ve smyslu Zákona.

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (v kontextu tohoto zpracování zejména v souladu s uděleným souhlasem se sdílením vašich údajů s dalšími subjekty). Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu. Jinými slovy, pokud došlo na základě udělení souhlasu k poskytnutí těchto údajů, nebylo takové poskytnutí nezákonné.

Právo na opravu

Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat výmaz vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

  • vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány;
  • odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování:
  • vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování;
  • osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu EU nebo členského státu, které se na nás vztahuje.

Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či nám svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. V kontextu dotčeného zpracování budeme zejména dodržovat zákonnou lhůtu pro uchovávání evidencí oznámení v souladu s § 21 odst. 2 Zákona.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

  • popíráte přesnost vašich osobních údajů – v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
  • zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování osobních údajů;
  • vaše osobní údaje již Společnost nepotřebuje pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda naše oprávněné zájmy převažují.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje Společnost předá v běžně používaném a strojově čitelném formátu vám či vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob. V kontextu prováděného zpracování však není toto právo zcela relevantní.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracovává Společnost na základě oprávněného zájmu. Vaše údaje přestane Společnost zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo podat stížnost

Vedle možnosti uplatnění práv u Společnosti také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Specifika vyřizování práv

Prosím, berte na vědomí, že vaše právo bude vyřízeno pouze za předpokladu, že tím nebude narušena důvěrnost oznámení, či prošetřování důvodnosti oznámení. Příslušná osoba se může rozhodnout, že vaší žádosti v těchto případech nebude vyhověno.